תיק תיעוד חוץ מוגדר ב-"הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), תשל"ג-1973" [1]:
תיק שבו יישמר תיעוד החוץ לפי שיטה המאפשרת את איתור התיעוד, ואם הוא מסמך ממוחשב – אמצעי אחסון ממוחשב המאפשר את איתור התיעוד לפי שיטה כאמור.
מקובל לומר שתיק תיעוד חוץ יכלול:
- חשבוניות שהתקבלו מספקים (הוצאות)
- שוברי קבלה שהתקבלו מספקים
- אם מדובר במי שחייב בהנהלת חשבונות כפולה, גם:
- דפי בנק, תנועות ואישורים תקופתיים
- תדפיסי כרטיסי אשראי
בנוסף לעיל, יש לשמור בתיק גם מסמכים הנוגעים להכנסות ("תיעוד פנים"):